在外研究に関する大学の規定
大学によって異なるだろうし、うちの大学は学部によっても対応は違う。
私の学部の場合、まずは在外研究に行く希望がある旨を、学部長に伝える。
私の大学では在外研究に関しては、次のような規定がある。
研究年度の４月１日時点で、
- 前に研究制度を使った時から7年以上経っているか
- 大学に勤務してから３年以上は経過しているか
- ６０歳未満であるか
資格を満たしているか、他に希望する人がいないか、などの簡単な調整が行われるのだと思うが、
問題がないようなら学部内での許可をもらう。
学部によっては、希望者制ではない学部もある。
うちの学部ではゼミを担当するために、３年前には学長にその旨を伝え、
その年の３年生（応募時点では２年生）のゼミ募集を行わないという流れになる。
かなり早くから在外研究に行く場合は検討しておく必要がある。
また、翌年ゼミを一つ担当しない分、違う授業を持つことになる。
在外研究員として承認されるまでの手順と提出書類
その後、在外研究に行く前の年には、以下のような手順でことはすすんでいく。
- ４月中旬 学部内の審査、教授会報告
- ５月上旬 『在外研究申請書』の締め切り
- 5月中旬 教授会報告
- ７月８日 学部長会、常務委員会の承認を経て、
在外研究員に決定したとのメールを受け取る
学部長に口頭で在外研究を希望する旨を伝えたあと、
５月上旬には学部長宛の在外研究申請書を教務課に提出する必要がある。
うちの現在の学部長は英語ができるので、申請書の研究内容は英語で記載するということで
オッケーをもらえた。申請書には、行きたい大学、日程、研究内容などを記載するので
一応決めておく必要がある。後日変更があれば、変更届を提出することになる。
以下、1〜５は出発２ヶ月前、６は出発１ヶ月前が締め切りの書類
- 在外研究誓約書 10/12に提出
- 在外研究費支給申請書 11/20に提出（航空券購入後）９０３５０
- 受入証明書（招聘状） 10/12に提出
- 受入証明書（和訳） 自分で作成し、10/12に提出
- 在外研究計画変更申請書 10/17に提出
- 在外研究開始届 1/16に提出
なお、３、受入証明書には、本人の名前、受け入れ先機関名、
期間、受け入れを認める内容が記載されていないといけない。
また、５、計画変更申請書は、すでに出してある申請の内容と研究題目、
研究先(国・研究機関)、開始日又は終了日などが異なる場合に提出する必要がある。
私の場合は、ビザ申請の都合でオーストラリアのメルボルン大学の予定を、
UCLAに変更したので、提出をしたが、変更のない人は提出の必要はない。
行く先をかえた経緯については別の記事で紹介している。
そして、在外時のお金に関することで、給与課から、3月６日に、
給与関係、所得税、住民税などに関する詳しい説明があった。
出発するまでの大学における手続きは以上。
米国に到着後、4月４日に出国証明のために、
パスポートにおされた出国のスタンプの写メをメールで送った。
なお、大学には、６ヶ月後に在外研究状況報告書を
提出することになっている。
大学に依頼して発行してもらった書類
この間、UCLAからの客員研究者として受け入れの許可をもらうため
（つまり、ビザ獲得書類のDS-2019をだしてもらうため）
財務状況に関する書類（年収証明）を10/7に大学から発行してもらった。
その際、大学に証明書発行依頼の書類を出すことが必要。
また、アメリカ領事館からJ-1ビザを発行してもらうために、
同じく、証明書発行依頼の提出をへて、在職証明書を12/8に
大学から発行してもらった。
在外研究を行うためには、やることがとてもたくさんあるが、
学内の手続きに関して言えば、事務方のサポートの良さのお陰で、
私はそれほど困ったことはなくスムーズに完了した。
航空代金や、ビザ申請費用など、かかった費用は全て帰国後に清算することになるので、
全てのレシートとクレジットカードの明細は保管してある。
このあと、日本で出発までに行ったことについては、こちらを参照してください。
